「借上くん」の導入経緯

- 「借上くん」を導入する前にもシステムを利用していましたが、何がきっかけで「借上くん」を検討することになりましたか？

既存のシステム群が老朽化し、一部機能が適合しなかったことによりシステム同士の連携が不可能となりました。そのため全体的なシステムのリプレイスを検討することになり、社宅管理領域のシステムについては「借上くん」を見つけたことが検討に至った背景です。

- 既存システムでは具体的にどのような課題をお持ちでしたか？

最も大きな課題は、会計、給与、人事、ワークフローなど、他システムとのデータ連携を手作業で行っていたことです。そのためオペレーションミスや属人化問題が発生していました。

- その時に「借上くん」を見つけていただいたのですね。

はい。「借上くん」であればシステム間連携はもちろんのこと、社宅管理に必要となる機能が網羅されているため、デモを依頼しました。

- 導入の決め手は何でしょうか？

一からシステムを構築する案も検討しましたが、導入にかかる費用や時間面を考慮し、パッケージシステムを導入することにしました。「借上くん」には社宅管理に必要な機能が全て揃っていたため、パッケージシステムの中では「借上くん」一択でした。

- 導入はスムーズに進みましたか？

営業・開発の方のご協力のもと、不具合もほぼなく、順調に導入できました。
また、ユーザ教育や業務マニュアル作成にもご協力いただき、導入時に大きな混乱もありませんでした。

「借上くん」を活用した社宅管理業務

- 「借上くん」を利用されている方々について教えていただけますか？

拠点ユーザ、管理ユーザ、備品業者が利用しています。

まず、各拠点で社宅を管理している拠点ユーザが約500名で、社宅物件の契約申請、解約登録、入退去登録、備品手配、控除基準額設定など、実務全般を担当しております。
また、拠点ユーザの問い合わせに対応する管理ユーザが約15名で、全社分の社宅契約申請、解約申請、問い合わせ対応、月次処理対応、年次処理対応、拠点ユーザの教育、社宅管理規定など、全社の社宅管理業務を統括しております。そして、備品手配の受付や請求管理のため、備品業者2名が利用しています。

- 「借上くん」で管理している社宅はどの位でしょうか？

日本全国で約16,000戸を管理しており、日々変動しています。
主に借り上げ社宅で、住居のみ、住居付随駐車場、駐車場のみの種別があります。また、派遣先の社員寮に弊社従業員が入居する場合もあり、一部自社所有物件や長期出張者用社宅も管理しています。

「借上くん」のオススメポイント

- 「借上くん」の導入効果について教えていただけますか？

大きく2つの効果がありました。

まず一つ目は、大幅な業務効率化を実現できたことです。
管理ユーザの場合、従来3日かかっていた月次処理業務がボタンクリック数回で終わるようになり、会計システム向けの仕訳データの作成が自動化したことで経理での仕訳業務が無くなりました。
拠点ユーザの場合では、会計、給与、人事、ワークフローなど、社内システムとのデータ連携が全て自動化したことで、従来行っていたワークフロー申請などが一部不要になり、主要業務に集中できるようになりました。
代行業者からの請求データ取込は、システムにあわせてデータを加工する作業が必要であり、職人技を必要としていましたが、クリック1回でデータ取り込みができるようになりました。

二つ目は、管理精度が向上したことです。
既存システムと比較した時に、自動化できる管理項目が大幅に増えたことで、手作業がかなり減り、オペレーションミスの大幅削減につながりました。更に、各種メールアラートやタスク表示により、拠点ユーザの作業漏れや遅れを未然に防止できています。また、月末にならないと確認できなかった社宅利用料の給与控除を計算する作業が、月の途中でも見込み額を算出し、最新状態を事前に確認できるようになりました。
そして、システム面では、人事システムから社員の所属情報を連携し、データへのアクセス権限範囲の設定を自動化できました。データ更新者の記録が残るため、不正防止やデータトレース等もできていますね。

社内システムとの連携について

- 社内システムとの連携について、活用状況を教えていただけますか？

会計、給与、人事、ワークフローの4つのシステムと連携しています。

まず、会計システムは、社宅管理業務委託先や備品業者への支払データやグループ間請求、前払費用から福利厚生費への取崩データを月次で連携しています。
給与システムは、社員ごとの給与控除額（社宅控除、備品控除）を月次で連携しています。人事システムは、社宅入居時に社宅の住所を現住所情報として連携し、組織情報および社員情報を取得しています。
そして、ワークフローシステムは、申請時に利用する社宅情報、入居者情報を連携し、社宅契約申請情報や退去登録情報を取得しています。

最後に

- 「借上くん」についての総評をお願いします。

要件検討時にはテクニカルな面のみならず、運用面を考えたご提案をいただくなど、常にユーザ視点でのシステム構築を行っていただきました。また、システム稼働後の問い合わせ対応も迅速で大変助かっています。

- ＵＴグループ株式会社のみなさま、お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。（取材日時：2023年10月）