「借上くん」の導入経緯

- 以前はExcelで管理されていたとお聞きしていましたが、その時の課題とシステム導入を検討することになったきっかけは何でしょうか？

契約情報データや振込データなどを全てExcelで手入力していたので、操作ミスでデータを一部削除してしまったり、データの肥大化でExcelが動作しなくなったりすることもありました。

非効率さに限界を感じていた時、部署異動で当グループの担当になった部長の松下に課題を吸い上げてもらい、解決策としてシステム導入を検討しました。上司がきっかけを作ってくれたおかげで、これまで人力で行っていた作業の自動化に踏み切りました。

- 複数のシステムを検討し、「借上くん」を導入することになった決め手は何でしょうか？

ネットで幾つかのシステムを比較検討していたのですが、そのうちの一つが「借上くん」でした。問い合わせた際、営業担当者の説明が分かりやすく、何よりもレスポンスが速く、好印象でした。また、クラウド型システムですのでオンプレミス型を購入するより費用もリーズナブルでした。

- 導入はスムーズに進みましたか？

移行用のExcelフォーマットにデータを入れるだけだったので、スムーズに進みました。不明点がある時は営業担当者やサポート担当者から的確にサポートしてもらえました。今も操作などで分からなくなったらよくサポートを活用しています。

「借上くん」を活用した社宅管理業務

- 「借上くん」を活用した業務の流れを教えてください。

主に塚本、吉田の2名で社宅を管理しています。物件契約が済みましたら「借上くん」に新規契約の内容を入力し、月末に総合振込データ出力機能を使って振込依頼書伝票を出力し、経理に渡しています。また、年末には支払調書出力機能を使って支払調書を作成しています。
最近は、インボイス制度も「借上くん」で管理できるようにオプションを導入しました。

- 「借上くん」を利用して便利な点は何でしょうか？

支払管理がとても楽になりました。
「借上くん」を導入する前はExcelで振込データを作成して経費支払システムに入力していたのですが、今は「借上くん」で簡単に全銀協フォーマットの振込データを出力できます。経理に連携するための振込依頼書を出力することもできるので、経理側の業務効率化にも繋がったと思います。

「借上くん」のオススメポイント

- 導入効果を具体的に教えていただけますでしょうか？

「借上くん」導入による業務効率化の実績を、社内のグループ活動として報告し、銀賞を受賞しました。
改善前は年間940時間かかっていた寮・社宅管理、支払処理、支払調書の作業時間が、改善後は72時間になりました（92％作業工数を削減）。

Excelで入力していた振込データがシステムで自動作成できるようになり、家賃の振込データ作成は年間12時間に、支払調書は約50時間かかっていたものが2時間になったのが大きい要因だとみています。

- 社宅管理における課題をお持ちの企業担当者様に伝えたい「借上くん」のオススメポイントは何でしょうか？

やはり、支払処理と支払調書の作成が簡素化できて、業務時間の短縮を実現できるのが一番のポイントです。
また、データの正確性が向上したので、担当者だけではなく、承認者の工数も大きく削減できました。是非他社にもおすすめしたいです。

最後に

- 「借上くん」についての総評をお願いします。

業務効率化のために施策を進めていく中で、当社にマッチした「借上くん」があって良かったと思います。今後もアップデートされることに期待し、社内でより良く活用していければと思います。

また、営業担当者に説明を受けた時から「借上くん」のユーザインターフェースが好きで、「借上くん」のキャラクターもかわいいですね。

- 神鋼環境エルスタッフ株式会社のみなさま、お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。（取材日時：2023年9月）