社宅管理に関する業務内容を部内で共有したいのですが…

社宅管理に関する業務内容を標準化しマニュアルを作成して、誰でも社宅管理業務が行えるようにしておきましょう。 まずは、業務の流れをフローチャート化した資料を作成します。業務担当者から詳細をヒアリングしながら、オぺレーションの流れ、判断の分岐による作業差異など、できるかぎりの情報を資料に書き込み可視化していきます。また、業務のなかでトラブルの発生しやすい箇所、困っている箇所、その際の対処方法なども聞きだし、リストアップしていきます。
フローチャートの作業ポイントに、その作業で使用するシステムへのリンクやファイルフォーマットの置き場所などの情報も載せておくと便利です。
作成した資料をもとに、担当者以外の方に社宅管理業務をおこなってもらい、問題点や理解しづらい点などの意見を出してもらいます。
こうして作成した資料やフィードバック情報をもとに、社宅管理業務のマニュアルを作成します。
マニュアルが完成したら、無駄になっている箇所や煩雑な作業となっている箇所など、改善できる部分の変更案を出します。社宅管理業務が効率的におこなえるように、新しい業務フローを構築していきます。属人化を防止するためには、業務担当者を複数にするなどの検討をおすすめします。新しい業務フローが決定したら、必ずマニュアルへのフィードバックを行いましょう。
新しい業務フローでの作業を開始したあとも、定期的に業務の改善化を検討していくとよいでしょう。