■ 業務の標準化とは？

現在の社宅管理担当者様しか業務内容がわからない状態を属人化といいます。
属人化してしまった業務を、誰もが取り組めるように改善していくことを標準化といいます。後任者への引継ぎ前に、社宅管理業務の標準化を行っていきましょう。

■ 業務の標準化手順

1. 業務全体の把握
いきなり詳細なマニュアルを作るのは大変です。
まず、業務全体を俯瞰的に把握するため、どんな業務があるかリストアップすることから始めます。日次、週次、月次、年次で発生する業務を箇条書きにしてみましょう。

2. 業務の流れを可視化する
リストアップした業務のフロー(フローチャート)を作成します。
フローチャートには業務の流れだけではなく、誰とどんな連絡をとっているか（例：社員からメールで入居申請を受け取る）、どこで管理台帳や帳票、システムを使っているかを表現することで、業務内容を把握しやすくなります。

3. マニュアル作成
業務フローで業務の流れを把握できるようになったら、各業務のマニュアル作成に移ります。全てをマニュアル化するには時間と労力がかかりますので、お金を扱う業務、ミスの起こりやすい業務といった観点で優先度を決めていき、優先度順にマニュアル作成を進めましょう。

4. チェック・改善
マニュアルが完成したら、後任者にマニュアル通りに業務が行えるか確認します。マニュアルの問題点や理解しづらい点が見つかった場合は、追加・修正等、改善を行っていくことが重要です。

■ 4Stepで業務標準化を実現

いかがだったでしょうか。「全体把握」「可視化」「チェック」「改善」を行うことで、業務の標準化を進めれば、後任者への引継ぎ後も業務を滞りなく進められます。
また、標準化を行うことで、煩雑で無駄な作業が見えてきます。業務改善にもつながりますので、ぜひチャレンジしてみてください。

■ 社宅管理データの一元管理で業務効率化をサポート

自社特有の業務は改善活動が必要ですが、一般的な業務は管理システムを導入することで、より簡単に標準化を実現できます。さらに、借上くんは操作マニュアルを提供するため、マニュアル作成の手間を省けます。
直感的なユーザインターフェースで誰でも使いこなせる社宅管理システム借上くんの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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コラム

教えて！借上くん‐社宅管理業務の標準化を実現するためには？進行手順を解説