社宅管理業務の流れ

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福利厚生の一環として社宅制度を導入し、自社管理されている企業様の標準的な業務内容と
その流れについてご説明いたします。

(1)物件探し

物件探し
社宅利用申請
社員から、社宅利用申請を受け付けます。
斡旋依頼
社内規定と社員の希望に沿った物件の斡旋を、不動産業者等に依頼します。
物件選定
候補の中から物件を選定し、入居申込み手続きを行います。
 

(2)物件入居

物件入居
入居申請
社員の入居申請に対して総務部・人事部等の社宅担当が、承認を行います。
社内の承認がおりたら、賃貸契約手続きを行います。
契約手続き
貸主との賃貸契約を結びます。仲介業者、管理会社等を介して行うケースが多いです。
保険加入
火災保険の加入手続きを行います。義務であるか任意であるかは、物件の貸主によって異なります。保険会社が指定されているケースもあります。
契約書保管
賃貸借契約書、重要事項説明書などの契約書類の確認・保管を行います。
初回支払い額通知
敷金、礼金、仲介料、初月の家賃など初回支払い額を計算します。ファームバンキングやネットバンキングへ取り込むための振込用データを作成します。
初回支払い処理
経理担当へ振込用データを渡し、支払い処理を依頼します。
初回支払い後に物件の鍵や入居における注意事項の書類等が渡され、入居可能になるケースが多いです。
引越し手続き
引越し見積、引越し業者の選定、引越し日の確定などを行います。
入居者登録
物件への入居日、入居事由や入居形態などの各種詳細情報を記録・管理します。
入居者個人負担額計算
社内規定に則った社員の個人負担額を計算し記録・管理します。経理担当への連絡も必要となります。
 

(3)家賃支払い

家賃支払い
支払額確定
毎月の家賃支払額について間違いがないか精査します。間違いがあった場合は修正し、すべて正しい金額になっていることを確認します。
振込データ作成処理
ファームバンキングやネットバンキングへ取り込むための振込用データを作成します。
支払処理
経理担当へ振込用データを渡し、出金処理を依頼します。
 

(4)給与控除

給与控除
個人負担額確定
毎月の家賃支払いに対して社員が負担する金額を精査します。間違いがあった場合は修正し、すべて正しい金額になっていることを確認します。
給与控除処理
給与控除処理の担当へ社員の個人負担額データを渡し、給与控除処理を依頼します。
 

(5)支払調書

支払調書
支払調書作成
当該年度の社宅関連の支払調書(不動産使用料等の支払調書、非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書、不動産等の売買又は貸付けの斡旋手数料の支払調書)を作成します。
支払調書提出
作成した支払調書を管轄税務署へ提出します。提出期限は支払いが確定した年度の翌年1月31日です。
 

(6)契約更新

契約更新
更新意志確認
更新予定日が近づいたら、社員(入居者)に更新意志の確認を行います。
更新条件確認
更新料や賃料の変動など、契約内容の確認を行います。
物件契約更新(年度単位での更新)
契約更新手続きを行います。仲介業者、管理会社等を介して行うケースが多いです。
契約更新料支払い
更新料、手数料等の支払いを行います。
保険契約更新
火災保険等も更新する必要がある場合は、併せて保険の契約更新を行います。
保険料支払い
火災保険等の保険料の支払いを行います。
 

(7)物件退去

物件退去
退去申請
社員(入居者)からの社宅退去申請を受け付けます。
解約通知
貸主または管理会社等へ解約する旨を伝え、退去予定日を連絡します。いつまでに通知の必要があるか、契約書で確認します(1ヵ月前が多いです)。
退去処理
退去立会日の取り決め、鍵の返却、原状回復の精査など退去手続きを行います。
敷金精算処理
日割り家賃の返金分や原状回復費用の支払い等を考慮して、敷金の精算を行います。
返金されるケース、追加支払いとなるケースがあります。
 

契約内容の変更

契約内容の変更
契約物件改定(家賃の改定等)
賃料や賃貸契約に関して変更があった場合は、その内容を記録・管理します。
支払先や支払額に変更があった場合は、経理担当へその内容を連絡する必要があります。
貸主(家主)名義変更
売買、譲渡、相続等により貸主変更の連絡を受けたら、記録している貸主の名義変更の内容、新貸主について記録を追加します。
 

社宅利用条件の変更

社宅利用条件の変更
役職等、社員情報の変更時
部署異動、役職、同居家族数の変更など、社員(入居者)に関する付属情報が変わった場合、記録している入居者の詳細情報を変更します。
個人負担額変更
社員の付属情報の変更により個人負担額が変動した場合は、再計算し記録します。
経理担当、社員(入居者)本人へも連絡する必要があります。
 

その他の業務

その他の業務
社有社宅管理
自社で所有している物件を社宅としている場合、以下の管理業務も発生します。
  • 空情報の管理
  • 社有社宅、社有寮などの物件情報や部屋数、各部屋の空き状況を管理します。
  • 入居・退去管理
  • 社員の入居日、個人負担額(寮費)、退去日等を記録・管理します。入居者の入れ替え時の諸手続き等を行います。
敷金管理
預入敷金の残高額の確認などを随時行います。
    

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