借上くん お客様インタビュー

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店舗管理、社宅管理だけでなく、土地管理・地代の支払いにも「借上くん」を活用しています。
支払いデータは会計システムに自動送信。煩雑な支払手続きを手作業でする必要がなくなり、大変重宝しています。

株式会社マルトグループホールディングス
財務本部 計数課 次長 会田 浩氏

株式会社マルトグループホールディングス 財務本部 計数課 次長 会田 浩氏

福島県いわき市を中心にスーパーマーケット、ドラッグストアなどを展開するマルトグループ。そのグループ全体の経営管理、人事、財務に関する業務を担う株式会社マルトグループホールディングスは、2010年に宇部情報システムの社宅管理システム「借上くん」を導入、店舗管理、土地管理、社宅管理業務で利用しています。「借上くん」との出会いからその導入効果、宇部情報システムへの今後期待することなどを、財務本部 計数課 次長 会田 浩氏に伺いました。

   

マルトの福利厚生について

— 御社の福利厚生についての理念を聞かせてください。

マルトは、一番のお客様は従業員であると考えています。経営理念「幸せを創造する企業づくり」にもありますが、まず、そこで働く従業員が幸福でなければ会社は発展しないと考えます。会社の発展と従業員の幸福は、同じ方向に進まないといけません。従業員が買わないものは、お客様も絶対買いません。マルトは1892年の創業以来、地域のお客様が欲しいもの・喜ばれるものを提供し続け、お客様に支持をいただいて大きくなりました。従業員含む地域社会の幸せ向上を目指し、成長してきた会社です。これからもこの理念は、当社の経営基盤となり続けるでしょう。

— 福利厚生の1つである、御社の「借上社宅制度」について教えてください。

マルトグループの各店舗は、もともとはいわき地区にしかありませんでした。茨城県に展開するにあたり、従業員にはいわきから行ってもらわなくてはいけない、しかし毎日の通勤は困難、ということで、店舗近くの物件を借り上げる制度を導入しました。現在は、茨城地区の従業員がいわきに転勤になる場合にも利用しています。
現在、マルトグループ全体の借上社宅を、当社が一括管理しています。

「借上くん」を使った物件管理

財務本部 計数課 次長 会田 浩氏
「建設協力金方式の契約においても、使い方を工夫し、問題なく家賃を支払えています。」

— 「借上くん」で管理している物件・契約について教えてください。

現在、「借上くん」で管理している物件数は、土地、店舗、借上社宅など全部で約400件です。
従業員の借上社宅の管理については、当社の人事総務部が担当しており、私ども財務本部では、店舗敷地の地主、店舗の家主との契約管理を担当しています。店舗によっては、その敷地(土地)に複数の地主がいて、20物件になる所もあります。その契約の管理も「借上くん」で行っています。

— 業務のどの過程で「借上くん」を使われていますか?

契約情報の管理、家賃・地代の支払い、支払調書の作成で「借上くん」を使用しています。
地代については、土地を20年、30年契約で借りているものがほとんどで、支払い方法は年払いのものが多いです。追加で土地を借りることもあり、契約締結日の違いなどから、支払いのタイミングも地主によって異なります。例えば、同じ敷地内でも地主Aさんは4月、地主Bさんは5月に支払い…ということもあります。
「借上くん」導入以前は、パソコンで管理している契約情報を見ながら、別の会計システムに金額を手入力する、というように、1件1件手作業で行っていました。現在は、「借上くん」の機能の一部をカスタマイズしていただき、会計システムに支払いデータを自動送信し、家賃・地代を支払っています。
支払調書については、「借上くん」には、各家主・地主に支払調書を郵送するための宛名ラベルを印刷する機能があり、手書きの手間が省け、大変便利です。

— 建設協力金方式の契約において、特殊な使い方をされているとか。

建設協力金とは、地主が、その土地に建設する物件の借主から建設費を借りて建築する場合の借入金のことです。建設協力金方式とは、地主に店舗の建設費を貸し、家賃額から返済額を差し引いたものを家賃として毎月支払う方式のことです。
「借上くん」の、定例払情報入力画面(毎月の支払い金額を入力する画面)には、「家賃」「管理費」「駐車料」の他に「その他」の欄があります。その欄への入力情報が、会計システムの立て替え金、差し入れ保証金などの該当科目と連携するようにカスタマイズしていただきました。そこにマイナスで差引額を入力することで、家賃額から差し引かれ、支払金額が算出できるようになっています。

「借上くん」との出会いは展示会

— 「借上くん」導入以前は、どうやって借上社宅、店舗の管理をされていたのですか?

当社の管理システム部が作成したAccess®のシステムで管理をしていました。システムと言っても、Excel®でもできそうな程度のもので、支払い先ごと、月ごとの支払い金額が分かるだけのものでした。
当時は家賃・地代は月払いが少なく、ほとんどが年払いでした。なので、支払い手続きの頻度も少なく、そんなに苦ではなかったのです。ですが、時代の流れ、店舗数の拡大、従業員の増加に伴い月払いの契約が増え、毎月大量の支払い手続きをこなさなければならなくなり、「これはもう無理だ」と手作業に限界を感じました。そんな時に私の上司が、うちの業務に合いそうだと「借上くん」を見つけてきたのです。

— 「借上くん」をどこで見つけてくださったのですか?

私の上司が、東京で開催されていた小売業・専門店向けの展示会で見つけてきました。
当社は情報収集のために、展示会等には積極的に出向いています。毎年行っているとある展示会で、2009年頃だったでしょうか、そこでたまたま宇部情報システムさんの「借上くん」を見つけたそうです。上司は当時、社宅や店舗の契約管理ができて、家賃の支払いデータを会計システムに送信できる機能をもったシステムがないか、いろいろ探していたそうです。「いいもの見つけたぞ!今度来てくれるよ!」と嬉しそうに戻ってきました。

— 導入スケジュールは順調に進みましたか?

導入は順調に進みました。私どもが困った記憶はありません。支払いデータの連携については、導入期間中も宇部情報システムさんに来社いただき、何度か打ち合わせをしました。既存契約情報の初期登録も、当社の担当者が手入力したと思うのですが、不満を聞いた記憶もありません。これまでの支払い手続きの苦労を考えると些細なことなので、忘れてしまっていたのかもしれません(笑)。

財務本部 計数課 次長 会田 浩氏
「支払いデータが自動的に会計システムへ送付されるので、手入力の必要がなくなりました。」

「借上くん」の導入効果

— 「借上くん」を導入して、一番よかったことは何でしょうか。

やはり、支払い手続きが楽になったことです。先にも言いましたが、「借上くん」導入以前はすべて手作業でしたから。「借上くん」があれば、支払いデータが自動的に会計システムへ送信されるので、手作業が減りました。金額に誤りがないかどうかは、合計金額で確認できます。

「借上くん」には確認するためのチェックリスト出力機能もありますから、チェックも簡単です。

— ミス低減のためにチェック方法に工夫をされているのですよね?

「借上くん」とは別に、物件の契約情報と支払い金額の一覧表を作成し管理をしています。建設協力金の貸付残高を確認するためのものですが、毎月の支払い金額にミスがないか、念のために「借上くん」の支払いデータと突き合わせて確認しています。ミス低減のためには、どうしてももう1つ別視点からの資料が必要で、目で確認する、他の担当者とお互い確認し合うということが必要だと思います。

宇部情報システムへの評価と今後の期待

— 「借上くん」についての総評、また要望などございましたらお願いします。

導入以来、大変重宝しています。当社の業務に合うようにカスタマイズもしていただきました。今や年間の支払い件数は約3,400件あります。今後も増えていくと考えられますので、とても手作業ではできません。導入して本当に良かったと思います。
カスタマイズしていただいた機能については、最初から決めていたわけではなく、作りこんでいくうちに思いつき、「こういうことはできないか」と相談し、対応していただいたものもあります。突然の要望にも応えていただき、当社の業務にマッチしたシステムができあがりました。

1つ、あったらいいなと思うものが、契約期間の終了を判断する機能です。例えば建設協力金方式の契約ですと、地主側の返済期間が終わったのに返済額を差し引いた家賃を支払ってしまう可能性があり、地主に迷惑をかけてしまいます。当社が特殊な使い方をしているせいもあるかもしれませんが、契約期間の終了を知らせてくれる機能か、契約期間が満了になったら支払いがストップするような機能があればよいと思います。

— 今後、宇部情報システムに期待することは何でしょうか?

当社は今年から、RPA*の導入にトライしようとしています。事務作業など単純な繰り返し作業は、ロボットにやらせる。RPAは、プロセスさえしっかり作りこんでおけば実装可能なので、まずは私ども財務本部で、できることからチャレンジしてみようと考えています。
現代、日本の企業において、人手不足が深刻な問題となっていますが、マルトグループ各社においてもその問題に悩まされています。募集しても人が来ないのです。また、在籍している従業員の高齢化の問題もあります。今いる人員でどう仕事を効率よく回すかは、重要な課題です。
「借上くん」にしても、支払いデータ作成など、毎月決まった作業については、ボタン1つでロボットが対応してくれる仕組みが作れないかと思っています。また、スーパー各店舗からの稟議書の提出などのワークフローも、手作業でしなければいけない部分があり、事務員の負担になっています。自動化できる仕事は自動化し、店舗の従業員には本来の仕事である販売・お客様サービスに集中してほしいと思っています。

もし、宇部情報システムさんと一緒にできることがあれば、ぜひやっていきたいと思いますので、今後もよろしくお願いいたします。

* Robotic Process Automation。ロボットによる業務自動化。

株式会社マルトグループホールディングス様、お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。(取材日時:2018年1月)

    

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