借上くん お客様インタビュー

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管理戸数急増を機に、実績豊富な「借上くん」を導入しました。
マスタデータの一元管理ができる、シンプルで操作が簡単、それで十分、それがすべてです。

株式会社常口アトム
人事総務部 総務グループ コンプライアンス室 グループマネージャー兼室長 森 伸広氏(写真:右)
法人営業部 杉谷 敏光氏(写真:左)

株式会社常口アトム

北海道の不動産仲介業・株式会社常口アトムは、社宅管理代行業務において、管理戸数の急増を機に、宇部情報システムの社宅管理システム「借上くん」を導入しました。同時期に社宅管理代行業務を本格事業化、規模を拡大しています。社宅管理代行業においての「借上くん」の使い方、導入効果について、人事総務部の森マネージャー、実際に「借上くん」を使われている法人営業部の杉谷氏にお話を伺いました。

   

お客様とのお付き合いから、社宅管理代行業務がスタート

森マネジャー
「住まいは1日の1/3を過ごすとても大切な場所。当社を利用されるお客様に満足していただける家を提供することを大切にしています。」(森マネジャー)

— 社宅管理代行業はいつから、どういう経緯で始められたのですか?

2003年頃、物件仲介でお付き合いさせていただいている企業様から相談を受けたのが始まりでした。物件紹介の際に「社宅管理業務が大変になってきたので、それも請け負ってもらえないか」とお話をいただきました。当時は、社宅管理代行を事業にする予定は全くなく、ただ、「困っているお客様のお手伝いがしたい」という思いでした。
その後、他の取引先企業様からも依頼をいただき、徐々に管理戸数は増えていったのですが、それでも5社で計100戸程度。こぢんまりと行っていました。
当時は、手数料を払って社宅管理を委託しようという企業様は少なかったようです。

— 本格的に事業としてスタートされたのはいつですか?

2017年の秋です。近年、各企業様で働き方の見直しが進む中、社宅管理業務をアウトソーシングしたいという要望が高まったのを受け、当社の新たな事業として、社宅管理代行業務を本格的に始めることになりました。
結果的に、同じタイミングで「借上くん」を導入しました。

物件探しから解約精算まで一貫代行

— 現在の管理戸数など、社宅管理代行業務の概要を教えていただけますか?

現在の管理社数は9社で、サービス業をはじめ多業種にわたっています。物件の種類も、借上社宅、社有社宅、事務所、店舗、駐車場、倉庫…などさまざまです。
社宅の総管理戸数は900~950戸。クライアント企業様ごとに3名で分担し、業務を行っています。

— 物件の紹介からされているのですよね?

もちろん、もともとが仲介業者なので、一般的な社宅管理業務(賃貸借契約手続き、毎月の家賃支払い、支払調書の作成、契約更新手続き、解約手続きなど)に加え、お部屋探しもさせていただいています。道内73店舗のネットワークを活かし、クライアント企業様の会社規程に合ったお部屋をご紹介しています。
当社が運用・管理している物件も多数あり、社内だけで一連の手続きが完了します。各担当者との連携もスムーズで早く処理ができ、お客様のフォローもしっかり行うことができます。

「借上くん」を使っての業務

— 「借上くん」を利用しての業務の流れを教えていただけますか?

大きくは以下の3つです。

(1)契約情報登録

契約締結のタイミングで、契約情報(物件名、貸主、入居者、契約金、家賃等)を「借上くん」に登録します。このデータをもとに、毎月の家賃支払いやクライアント企業様への請求を行いますので、非常に重要な業務です。当社では、入力者以外の2名もチェックを実施するトリプルチェックを行っています。

(2)家賃支払い

毎月の家賃支払いのため、経理部門に提出するバンキングデータを作成します。

(3)支払調書作成

支払調書は、今年分(2019年1月提出予定)から「借上くん」で作成します。「借上くん」を使用しての初めての作成となりますが、支払調書作成は「借上くん」が最も得意とする機能とのこと、頼りにしています。

杉谷氏
「管理戸数が急に増えることになり、Excel®や自社製システムでなく、専用システムである「借上くん」を導入する事にしました。」(杉谷氏)

管理戸数の急増が予測され、「借上くん」を導入

— 「借上くん」導入前は、Excel®で管理されていたのですか?

そうです。管理戸数が少なかったので、Excel®で事足りていました。
しかし、以下のような課題はありました。

  • 情報を細かく入力すると、表が横長になり見づらい
  • 複数人が同時に操作すると、動作が不安定になる
  • バックアップ、セキュリティ面で不安

今後、管理戸数が増加すると、Excel®での管理はさらに難しくなるのではないかと不安に感じでおりました。

— それで、システム化を検討することになったのですか?

直接の理由は、管理戸数が一気に増えることになったから、です。(1)現状通りExcel®で管理(マクロを作成し機能を充実させる)、(2)システムを自社構築、(3)社宅管理専用のシステムを利用する、この3つで運用方法も含めて検討しました。管理戸数の増加に伴い、収納代行業務も増加します。毎月確実に家主に振り込まなくてはいけない、その支払いデータをExcel®で管理するとなると、どこかでミスが発生するだろうと思いました。

— Excel®での管理はやめて、システムでの管理を検討されたのですね。

はい。しかし、収納代行は非常に重要で、支払いが関わる部分は絶対に間違えてはいけません。そこを、自社製の付け焼刃のシステムで管理することには不安がありました。また、社宅管理システムに必要な項目、必要な管理範囲など分からないことも多かったので、専用のシステムを利用し業務を標準化しよう、という結論になりました。

— 「借上くん」に決められた理由は何だったのでしょうか?

とある大手企業が「借上くん」を利用しているという話を聞き、それなら安心だと思いました。また、導入実績も多く、信頼できると思いました。価格面においても、管理戸数に応じて利用料が安くなる仕組みが、今後、管理戸数が増える予定の当社に合っていました。
実は、以前から「借上くん」のことは知っており関心はあったのですが、管理戸数が少なかったこともあり、利用に踏み切れませんでした。管理戸数の増加で、いよいよ必要に迫られ、システムの利用を決断しました。

提案から1ヵ月足らずで導入・利用開始

— 「借上くん」ご提案から1ヵ月足らずでのスピード導入だったそうですね。

2017年7月中旬に改めてご案内いただき、9月中旬に具体的なご提案を受け、10月にサービスの利用を開始しました。システム利用までの1ヵ月間は、他の管理方法も含め、どうするべきか、何が一番適切かを社内で毎日のように協議しましたが、決まれば短期間で利用環境を提供してもらえる点も「借上くん」の良いところですね。

— 導入時、既存契約情報の登録は大変ではありませんでしたか?

担当の3名以外にも応援を頼み、一気にやったのでそれほどでもありませんでした。入力の練習にもなりました。スケジュールがタイトだったので、無我夢中で、大変だと思う余裕がなかったのかもしれません(笑)。当時はただ、分かっている情報を登録しただけだったので、「この項目はこうした方がよかった」「備考欄にこれを入れておけばよかった」と、後からやり直した項目もありました。今思い返せば、ちょっとロスが多かったかなと思います。

入力画面がシンプルで操作が簡単、誰でもすぐ使える「借上くん」

— 支払い面での不安は解消されたと思いますが、他に「借上くん」を導入してよかったことは何ですか?

マスタデータの管理においても手間が減りました。管理業務においてはそれで十分です。以前は、マスタデータを複数のExcel®で管理していて、変更があったら複数のファイルを修正しなくてはいけませんでした。今は、「借上くん」の登録情報を変更し、CSV出力して他Excel®に展開する、という方法がとれ、手間も省けミスも減りました。
バックアップやセキュリティ面でも、システムだと安心できます。
また、「借上くん」の画面はシンプルで見やすく、操作方法も分かりやすいです。不慣れなスタッフでも、短時間の教育ですぐ操作ができるようになるので、忙しい時は応援を頼みやすく、大変助かります。業務の効率と精度がアップしました。

宇部情報システムへの評価と今後の期待

— 今後のビジョンを聞かせていただけますか?

社宅管理代行業務を事業化して1年も経っておらず、代行しているにもかかわらずお客様に確認を依頼するなど手を煩わせている部分もあるので、まだ、業務軽減のお役に立てているという実感がありません。これから先、「楽になった」「頼んでよかった」と言ってもらえる、そんな仕事をすることが、今1番の目標です。それから、事業規模を拡大していけたらと思っています。
また、当社は道内の主要都市に店舗を展開していますので、それを強みに、賃貸物件仲介と社宅管理代行を一体化したサービスで、お客様の社宅管理のお手伝いができたらと思います。

— 今後、宇部情報システムに期待することは何でしょうか?

当社はノンカスタマイズで導入しましたが、今ある「借上くん」をさらにシンプルに使いやすくバージョンアップしていただけたらと思います。今でも十分使いやすいのですが、この会社はもっとやってくれるのではないかと期待しています。

株式会社常口アトムのみなさま
「これから先、お客様から「楽になった」「頼んでよかった」と言ってもらえる仕事をすることが、今1番の目標です」(右:杉谷氏、左:森マネージャー)

株式会社常口アトムのみなさま、お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。(取材日時:2018年6月)

    

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