あいおいニッセイ同和損害調査
株式会社様interview

お問い合わせお問い合わせ

これだけの管理ができるシステムは他にはない。
「借上くん」がなかったら、とんでもないことになっていました。

あいおいニッセイ同和損害調査株式会社
総務部 総務グループ 中山 浩氏

株式会社常口アトム様

損害調査の専門企業である、あいおいニッセイ同和損害調査株式会社は、宇部情報システムの社宅管理システム「借上くん」を利用しています。前任者の時代も合わせ10年以上は使い続けているとのことで、継続利用している理由と重宝している点などを、総務部の中山氏に伺いました。(写真:左から社宅管理担当者の相澤氏、中山氏)

Point
「借上くん」で実施していること 従業員の借上社宅、社有車の駐車場の賃料支払い、支払調書作成。
導入効果 借上社宅・駐車場管理の効率化、支払調書作成の負荷軽減
 

整合性の取れた保険金額を算出する、調査の専門家

— 貴社の事業内容について教えていただけますか?

あいおいニッセイ同和損害保険株式会社の子会社で、損害調査を行っている会社です。
損害調査とは、事故や災害が起きた際に現場に赴き、事故と原因の因果関係を調査し保険金を査定することです。「アジャスター」と呼ばれる専門の調査員がいて、経験年数で資格が異なります。現在、最上位の資格である「2級」取得までは、最短で7年かかります。「アジャスター」は自動車の知識はもちろん、示談交渉を行う場合もあるので、道路交通法などの法律の知識も必要になります。
一般的に、大手保険会社には当社のように損害調査を行う専属の会社がありますが、もちろん親会社以外からの依頼も受けています。

— 先端技術を活用した調査をされているそうですね。

水害事故など災害現場に立ち入れない場合、ドローンを利用し、いち早く被害の程度を確認しています。
また、EDRという自動車に組み込まれているデータを抽出し、事故を分析しています。これは、一定期間の訓練を受けた後、修了試験に合格して資格を取得した人のみできる作業です。
最近ではAIを利用して、実際に現地に見に行くか、写真・動画で調査するかの選別を行ったりもしています。

「借上くん」の活用

— 「借上くん」の導入経緯を教えていただけますか?

私が社宅管理の担当になった8年前には、既に「借上くん」が導入されていました。導入経緯は分からないのですが、10年以上は使っているようです。
借上社宅の他に、調査用の社有車約700台を保管する駐車場の管理にも「借上くん」を利用しています。

— 管理戸数を教えてください。

従業員用の借上社宅が約220件、社有車の駐車場が約500件です。担当は2人で、私が不動産業者や外部との交渉事を、相澤が「借上くん」への入力業務を行っています。
異動の多い4月、10月が繁忙期で、その多忙さには当初大変驚きました。異動者も多いので、当時は休日もなく平日も夜中まで仕事をしていました。

— その多忙に「借上くん」は役に立っていますか?

入力にちょっと手間がかかりますが、「借上くん」がなかったらマンパワーでの管理になり、かなり煩雑になっていたでしょう。管理戸数的にもExcel®で対応できるのではないかという話が出たこともありました。できないことはないでしょうけど、繁忙期は本当に大変なので、勘弁してもらいました。「借上くん」を使っていない人からしたら、システム導入までしなくても管理できるように見えるかもしれません。しかしずっと社宅管理業務を行っている我々からしたら、「借上くん」がなかったらとんでもないことになっていた、今もそう思います。

— 「借上くん」の便利な点は何でしょうか?

何と言っても支払調書の作成ですね。当社は、調書自体の提出は会計事務所に委託しているのですが、調書作成用のデータを「借上くん」からダウンロードして、そのまま渡しています。何の手を加えなくても、ボタンを押せばデータを得られるので、支払調書作成は毎年手間なし、まさに秒殺ですね。
それと、複数の物件で賃料の支払先が同一の場合、振込口座を一つにまとめられるところが便利です。

— サポートは活用されていますか?

年がら年中フル活用しています。マニュアルを読んでも分からない時に、問い合わせをしたら、即座に的確な回答が返ってきます。名前のごとく、がっちりサポートしていただいています。導入したら終わりではなく、導入後もしっかり助けてくださる点は、業務を効率的に進めて行く上でも大変助かっています。

今後の展望

— 今後、借上社宅の管理戸数は増えそうですか?

どこの会社も同じだと思いますが、人手不足は大きな悩みです。当社は全国に拠点があり、それぞれの地域で採用できればいいのですが、できない場合はやむなく異動にて人員を確保します。すると、どうしても社宅が必要になります。当社はバブル期入社が多く、一昨年辺りから定年退職者が増えています。当社の管理戸数はもともとは平均150~180件くらいだったのですが、ここ2年で今の数(約220件)に増えました。
働き方改革、さらに今年のコロナ禍で、世の中ではテレワークが浸透してきましたが、調査員は現場へ足を運ばなくてはいけないのでそうもいきません。借上社宅は増えざるを得ないと思います。
ただ、先にもお話しましたが、AIを活用した調査も今後進化して、現場に行かなくても調査ができるようになるかもしれません。業務のあり方が変化すれば、逆に管理戸数は将来減っていくかもしれませんね。

— 今後、IT関連でやってみたいことはありますか?

どのシステムもそうでしょうけど、とにかく入力業務が大変です。パソコンやシステムがなければ業務ができない時代なので、入力業務の負荷軽減は課題だと思います。「借上くん」の場合、翌月の賃料支払に間に合わせなければいけないので、繁忙期は短期間で大量の契約情報の入力が必要になります。OCRなどありますが、紙の契約書に書かれた情報を100%正確に読み取ることはまだできないでしょうし、読み取った情報を「借上くん」の対応する項目に入力するよう設定をしなくてはいけません。紙から情報を自動でシステムに取り込む仕組みを確立できたら、業務負荷はかなり削減できるでしょうね。
もう一つ是非実現させたいことが、社宅・駐車場管理の一元化です。実は、「借上くん」で、社宅の使用料計算が当社の規程と合わず、使えていない部分があります。カスタマイズすれば機能追加は可能とのことなので、今後検討していきたいです。その部分さえクリアできれば、管理は「借上くん」だけで一元化できます。自分が引き継いだ時、ちょうど繁忙期と重なり苦労した経験があります。将来後任者に「借上くんだけで管理しているんだよ」と引き継げたら楽ですよね。

あいおいニッセイ同和損害調査株式会社のみなさま、お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。(取材日時:2020年10月 オンライン)

ページトップへ